設置工事・訪問サービスの前日確認電話をAIで自動化する方法
訪問日のリマインドと日程変更を職人に負わせない仕組み

この記事は、エアコン・給湯器・家電の設置工事会社、リフォームや設備メンテナンスの会社、家具や大型家電の配送設置、水道・電気の訪問サービスなど、「翌日お客様の家に伺う」仕事をしている会社の事務担当者と管理者に向けて書いています。毎日夕方に発生する前日確認の電話を、誰の負担にもせずに回す方法をまとめました。

結論。前日確認の電話は「訪問日時の再確認」「在宅・立会いの確認」「駐車場所や事前準備の案内」の3点を1分以内で伝えれば成立します。この電話をAI架電に置き換えると、事務担当と職人が交代で担っていた夕方の電話当番がなくなり、当日キャンセルと空振り訪問が減ります。出なかった相手には時間帯を変えて再コールし、それでも不通なら留守番電話とSMSに同じ内容を残すので、翌日の訪問が「連絡できなかった」まま始まることがなくなります。私たちRabona AIの配達日AIコールくんは、この前日確認を配送会社と設置工事会社で運用中です。

前日確認の電話はなぜ必要なのか？ 空振り訪問は何を失うのか？

設置工事や訪問サービスの現場で最も高くつくのは、伺ったのにお客様が不在だった「空振り訪問」です。職人1人と車両1台が移動時間を含めて半日を失い、その枠に入れられたはずの別の工事も動かせません。当日の朝に「今日は都合が悪くなった」と連絡が入る当日キャンセルも、資材の積み込みと人員の割り当てが済んだ後では、代わりの工事を入れる余地がほとんど残っていません。

不在やキャンセルの多くは、悪意ではなく「予定を忘れていた」「時間帯を誤解していた」ことから起きます。国土交通省の再配達に関する消費者調査でも、再配達になった理由として「配達に来ることを知らなかった」が約2割を占め、事前に通知があれば予定を変更するという回答が6割に上ります（国土交通省、令和5年度調査）。宅配便で起きていることは、日時を約束して伺う設置工事でも同じです。前日に一本電話が入るだけで、翌日の不在は大きく減ります。

前日確認の効果は公開事例でも示されています。電気工事の現場では、工事日の確認をSMSに切り替えたことで関連する業務量が約3分の1になったという事例が公開されています（NTTタウンページの公開事例）。伝える手段が何であれ、「前日に確認する」という行為そのものが空振りとキャンセルを減らします。

もう一つ見落とされがちなのが、駐車場所と搬入経路です。到着してから「駐車場がない」「エレベーターに入らない」「養生が必要な廊下だった」と分かると、その場で30分から1時間が消えます。前日に一言確認しておけば、職人は準備を変えて向かえます。

前日確認で伝えること・聞くことは何か？ 1分に収める順番は？

前日確認の電話は長くしてはいけません。相手は夕食の支度や帰宅直後で、長い説明を聞く余裕がありません。私たちRabona AIが運用の中で固めた順番は次の通りです。

なぜ「立会い者」を聞く必要があるのか？

在宅していても、契約した本人ではなくご家族だけという場合があります。設置場所の最終確認や追加工事の判断は本人でなければできないことが多く、「どなたが立ち会われますか」の一言で当日の手戻りを避けられます。

既存機器の状態はどこまで聞くべきか？

エアコンの取り外しを伴う工事なら、既存機器が動くか、配管の位置に変更があるかだけで十分です。細かい型番や配線の話は電話では答えられないため、聞くべきは「職人が持っていく道具と部材が変わるかどうか」に関わる点に絞ります。家電量販店の配送設置でも、前日の時間確認と当日の準備は分けて案内されています（ノジマ サポートサイト）。

電話・SMS・メールはどう使い分けるべきか？

前日確認を「送った」で終わらせてよいなら、SMSやメールで済みます。しかし目的は翌日の訪問を成立させることであり、相手が読んだか、立ち会えるかが分からなければ意味がありません。手段ごとの特徴を整理すると次のようになります。

電話の弱みは「出てもらえない」ことです。知らない番号からの着信には出ないという人は87.8%に上ります（フォレスタ、2024年、n=500）。だから前日確認の電話は、番号を通知し、冒頭で社名と用件を名乗り、短く終える必要があります。出なかった相手には時間帯を変えて再コールし、それでも不通なら留守番電話とSMSに同じ内容を残す。この組み合わせが、私たちRabona AIが運用の中で行き着いた形です。

人がかけ続けると何が起きるのか？

前日確認の電話は、1件あたり1分で済むはずの仕事です。それでも現場で負担になるのは、件数ではなく「かけ直し」と「時間帯」の問題だからです。

• 夕方の電話当番が固定化する。私たちRabona AIの運用では相手が出やすいのは17時以降で、事務担当の退勤時刻と重なります。職人が現場から帰った後にかけるようになると、残業が常態化します。
• かけ漏れが起きる。他の電話や来客で中断すると、リストのどこまでかけたか分からなくなります。翌朝「連絡をもらっていない」と言われて初めて気づくことになります。
• 留守番電話にメッセージを残さない。忙しいと「出なかったから後でかけ直す」で終わり、結局かけ直せないまま翌日を迎えます。
• 変更が伝票や予定表に反映されない。電話で聞いた日程変更をメモに書いたまま、工事予定表の更新を忘れると、職人は古い予定で動きます。

株式会社宝宮設備でも、設置日確認の架電は多い日で1日10件あり、日中に勤めているお客様にはつながらず、時間を置いて何度もかけ直す往復そのものが担当者の時間を奪っていました（導入事例）。件数が少なくても、前日確認は人に向かない仕事です。

AI架電で自動化するとどんな流れになるのか？ 会話例は？

私たちRabona AIの配達日AIコールくんで前日確認を自動化した場合の流れは次の通りです。人が関わるのは、リストを用意することと、通知を見て変更が出た件だけを処理することです。

1. 工事予定リストを取り込む。氏名・電話番号・訪問日・時間帯・工事内容をCSVで用意します。配送管理システムや顧客リストとの連携も可能です。
2. 前日の夕方に一斉架電する。会社の電話番号を通知して発信し、冒頭で社名と用件を名乗ります。1件から数万件まで同時に架電できます。
3. 不在なら時間帯を変えて再コールする。午前に出なければ夕方に、平日に出なければ週末に。回数と間隔は運用に合わせて設定します。
4. それでも不通なら留守番電話に固定の文言を残す。訪問予定と折り返し先を音声で残し、必要に応じてSMSで同じ内容を送ります。
5. 立会い可否と日程変更希望を聞き取る。返答を復唱して確認し、聞き取れなかった場合は言い直しをお願いします。
6. 結果をLINE WORKS・Slack・Chatwork・メールに通知する。「確認済み」「日程変更希望」「不通」のラベルを付けて現場に届けます。
7. 変更が出た件だけ人が予定表に反映する。通話の録音と全文テキストが残るため、誰にいつ何を伝えたかを後から確認できます。

実際の会話はどう進むのか？

AI：お世話になっております。株式会社〇〇設備です。明日ご予定のエアコン設置工事について、ご確認のお電話を差し上げました。〇〇様のお電話でお間違いないでしょうか。

お客様：はい、そうです。

AI：ありがとうございます。明日は午前9時から11時の間にお伺いする予定です。ご在宅の上、お立会いいただけますでしょうか。

お客様：午前は出かける用事があって、午後なら大丈夫なんですが。

AI：承知いたしました。午後をご希望ということで、担当者に申し伝えます。改めて確定のご連絡を差し上げますので、少々お待ちください。なお、お車の駐車場所についてですが、敷地内に駐車スペースはございますでしょうか。

お客様：家の前に1台なら停められます。

AI：ありがとうございます。家の前に1台停められると伝えておきます。ご不明な点がございましたら、この番号にご連絡ください。お忙しいところありがとうございました。

この通話の結果は「日程変更希望：午後」「駐車：敷地内1台可」として通知され、事務担当は午後の枠を調整して確定の連絡をするだけで済みます。全件に電話をかけて変更の有無を聞く作業は残りません。

なぜ「復唱」と「言い直しのお願い」が重要なのか？

日付と時間帯の聞き間違いは、前日確認では致命的です。私たちRabona AIの設計では、聞き取った日程を必ず復唱し、聞き取れなかった場合は「恐れ入りますが、もう一度お願いいたします」と言い直しをお願いします。通話の全文テキストが残るため、万一の食い違いも後から確認できます。

株式会社宝宮設備はどう変わったのか？

神奈川県厚木市を拠点に、エアコン工事・給湯器交換・電気工事を完全自社施工で手がける株式会社宝宮設備は、受電と架電の両方をRabona AIに任せています。かける側で担当しているのは、エアコンの設置日をご確認いただくためのご連絡で、多い日で1日10件ありました。

導入後は、つながればその場で設置日と時間帯の確認まで完了し、出られなかった場合は留守番電話にメッセージを残します。お客様は都合の良いタイミングでメッセージを聞いて折り返しの判断ができ、会社側は「かけ直し続ける」必要がなくなりました。架電の結果は受電と同じくLINE WORKSに通知され、録音と全文テキストが残ります。

受電側では、設置後のフォローの入電が1日20件から50件あり、その約9割をAIが完結しています。担当者は電話を取らない運用になり、受電と架電を合わせて削減できた工数は数百時間規模です。導入から約1週間で任せられる精度に達したことも、小規模な会社が判断するうえで参考になる点です。詳しい経緯は導入事例のページにまとめています。

導入手順と費用はどう考えればよいか？

導入は何から始めるのか？

1. いまの前日確認を1週間分数える。件数、つながるまでの回数、夕方に費やしている時間を把握します。
2. 架電リストの形式を決める。氏名・電話番号・訪問日・時間帯・工事内容をCSVにします。運用中の2社もこの形式です。
3. デモで応対音声を聞く。日付や時間帯の読み上げ、聞き取れなかったときの復唱を確認します。
4. 通知先と締め切り時刻を決める。LINE WORKS・Slack・Chatwork・メールのどこに結果を届けるか、何時までに不通なら留守電とSMSに切り替えるかを決めます。
5. 少量で始めて広げる。翌日分の数件から始め、通知の見え方と予定表への反映を確認してから全件に広げます。

トークスクリプトは、配送会社・設置工事会社で運用中の型をもとに私たちRabona AIがテンプレートから作成するため、最短即日で開始できます。テレアポ業務全体の自動化との違いはテレアポ自動化とは？に整理しています。

費用はどう比較すればよいのか？

料金は月額基本料と架電量に応じた従量の組み合わせで、席数による課金はありません。比較するときは、月間の架電件数と平均通話時間から、通話料とSMS送信料を含めた1件あたりの単価に換算してください。人が架電する場合の目安は、コールセンタースタッフの募集時平均時給1,484円（リクルート、2026年2月度、三大都市圏）に月160時間を掛けた1人あたり月額約24万円で、前日確認は夕方に集中するため人を張り付けにくく、繁忙期だけ増員することもできません。AIは件数が増えても単価が上がりにくく、引っ越しシーズンや猛暑期のような繁忙期の一斉架電に向きます。詳しい試算は配達日AIコールくんのページからご相談ください。

法令とマナーで守るべきことは何か？

前日確認の電話は、契約や注文が成立しているお客様への業務連絡であり、特定商取引法が規制する電話勧誘販売には当たりません。それでも守るべき点があります。

• 名乗り。冒頭で社名と用件を述べ、番号を通知して発信します。日本郵便などを騙る自動音声の詐欺が注意喚起されている今、名乗らない自動音声は詐欺と区別がつきません。
• 架電時間帯。21時以降や早朝は避け、夕方の時間帯に集中させます。
• 個人情報。聞き取った内容は業務目的に限って利用し、個人情報保護委員会のガイドラインに沿って管理します。
• 録音の告知。通話を録音する場合は、その旨を伝えます。
• AIであることの開示。「AIですか」と聞かれたら自動音声であることを伝えます。隠さないことが、折り返しの電話や再度の連絡を受けてもらえる条件です。

物流の現場では、配達当日の在宅確認を音声認識AIで行い、再配達の希望日時を声で伝えられる仕組みも広がっています（NTTドコモビジネスのコラム）。受電側でも、ドライバーが出払っている間の電話をAIが一次対応する事例があり（IVRyの物流向け活用例）、集荷依頼の受け付けにAIオペレータを使う宅配会社もあります（ヤマト運輸）。前日確認の架電と、折り返しや問い合わせの受電を同じ仕組みで受け止めるのが、私たちRabona AIの考える形です。受電側の仕組みはAIコールセンターで、製品の全体像は製品一覧でご覧いただけます。

配送会社向けの前日在宅確認は配達前の在宅確認電話をAIで自動化する方法に、持ち戻りを減らす運用は持ち戻り削減の記事にまとめています。国の物流政策と再配達削減の取り組みは国土交通省の再配達削減ページと経済産業省の公開資料を参照してください。

更新履歴: 2026-09-18 初版公開。